Was tun gegen den Fachkräftemangel in Hausverwaltungen?

Der Fachkräftemangel hat längst auch die Wohnungswirtschaft erreicht: Vielen Immobilienverwaltungen fällt es schwer, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Fachfremdem Personal fehlt oft das nötige Know-how. Dadurch ist es schwerer, den eigenen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden, und das Ansehen der Branche kann leiden. Um die Arbeitslast kleinerer Teams zu verringern, kann es helfen, Aufgaben auszulagern.

Eine dieser Aufgaben ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung, die regelmäßig zu Jahresbeginn für eine hohe Arbeitsbelastung sorgt. Sie ist mit vielfältigen Herausforderungen verbunden: Nicht immer sind die Heizkostenabrechnungen korrekt, welche beauftragte Wärmemessdienste erstellen, die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Verteilung und Berechnung der Kosten sind komplex und ändern sich mitunter. Fristen sind zu beachten, der Versand der Einzelabrechnungen zu organisieren und danach Rückfragen von Nutzern zu beantworten.

Wenn dafür die personellen Ressourcen regelmäßig an ihre Grenzen stoßen oder Sie diesen Aufwand reduzieren wollen, ohne Qualitätseinbußen zu riskieren, bietet es sich an, die Betriebskostenabrechnung an einen externen Experten zu vergeben. Wir haben für Sie zusammengefasst, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine entsprechende Dienstleistung in Anspruch nehmen möchten.

Leistungen sollten flexibel an Bedürfnisse anpassbar sein

Idealerweise sollte das Leistungspaket flexibel erweiterbar sein, sodass es an den individuellen Bedarf Ihrer Verwaltung anpassbar ist. Möglich sind dabei unterschiedlichste Services. Wichtige Services, nach denen Sie im Angebot möglicher Dienstleister Ausschau halten sollten, sind:

1 | Erstellung der Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung

Bei der Abrechnungserstellung kommt es auf eine perfekte Kooperation zwischen Verwalter und Dienstleister an: Sie melden die Ihrerseits verauslagten Kosten für das Abrechnungsjahr und stellen eine aktuelle Nutzerübersicht mit allen relevanten Daten zur Verfügung. Darauf basierend erstellt Ihr Anbieter die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnungen für die Liegenschaften. Dabei übernehmen die Experten die folgenden Aufgaben:

• Überprüfen auf umlagefähige Kosten
• Kommunikation mit dem beauftragten Wärmemessdienst
• Prüfung der vom Messdienst erstellten Abrechnung
• Versand der Einzelabrechnungen an Ihre Nutzer

2 I Telefonberatung und Reklamationsmanagement

Oftmals führt die Heizkostenabrechnung zu Rückfragen bei Ihren Nutzern. Wählen Sie einen Anbieter, der einen Mieterservice bzw. ein Servicetelefon anbietet und diese Fragen beantwortet, Informationen zur Verfügung stellt und Reklamationen bearbeiten kann.

3 I Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement umfasst zahlreiche Arbeitsschritte. Dazu gehört es, Vorauszahlungsbeträge festzulegen, Zahlungserinnerungen zu versenden und Rückerstattungen zu veranlassen. Um Ihre Arbeitslast zu verringern, können Sie das komplette Forderungsmanagement gegenüber Ihren Nutzern an einen vertrauensvollen Dienstleister auslagern.

4 I Vorfinanzierung

Einige Anbieter übernehmen über die verbrauchsgerechte Abrechnung hinaus auch die Vorfinanzierung der Energiekosten gegenüber dem Versorgungsunternehmen. Dazu gehören neben den Energiekosten, die an den Versorger zu bezahlen sind, beispielsweise auch die Wartungskosten oder die Kosten für die Miete der Messgeräte.

5 I Hoher Qualitätsstandard

Achten Sie auf höchste Qualitätsstandards bei Ihrem ausgewählten Serviceanbieter. Diese können etwa durch Zertifizierungen nachgewiesen werden (z. B. Zertifizierung nach ISO 9001:2915). Ideal ist es, wenn Ihr Anbieter bereits seit mehreren Jahren nachweislich Wert auf sein Dienstleistungs- und Serviceniveau legt.

Abrechnungslösungen für die Immobilienwirtschaft 

Angesichts des Fachkräftemangels müssen Hausverwaltungen ihre personellen Ressourcen clever planen. Daher ist ein Dienstleister wertvoll, der ihre individuellen Bedürfnisse abbilden kann und vorhandene Kompetenzen gut ergänzt. Sie sollten einen zuverlässigen Partner wählen, der sich auf die Bedürfnisse von Hausverwaltern, Eigentümern und Vermietern spezialisiert hat. Denn die Wohnungswirtschaft hat besondere Anforderungen. Die Experten halten Ihnen den Rücken frei und unterstützen Sie in allen Fragen rund um die Betriebskostenabrechnung.